München: Coordinator Event Operations (m/w/d)

At Ruby, your personality really matters, your time really matters, and we strongly believe we groove way better together. At Ruby, we keep breaking new ground.

Hey Sunshine,

du bist ein Profi, wenn es um die Planung und Magie hinter den Kulissen geht? Du findest, dass dein Arbeitsplatz ein Ort mit Charakter und Seele sein sollte, wo neue Ideen zum Leben erweckt werden? Dann bist du die fehlende Olive in unserem Martini, die fehlende Melodie in unserer Musik und der Herzschlag von unserem Rubyverse.

Wir sind eine stark wachsende Hospitality-Gruppe mit bestehenden Hotels und Workspaces in den spannendsten Locations Europas und vielen weiteren Projekten im Bau. Wir gehen mit unserer Lean Luxury Philosophie neue Wege und schaffen so eine zeitgemäße und bezahlbare Form von Luxus. Unser stylisches Corporate Office in München bündelt hierbei alle Bau- bzw. Design-, Verwaltungs- und Vermarktungsfunktionen sowie viele aus dem Hotel ausgelagerte Front Office Tätigkeiten. Die zentrale Operationsabteilung ist dabei für alle operativen Prozesse in den bestehenden Ruby Hotels, sowie die Vorbereitung aller Neueröffnungen zuständig.

Join us and make it your own story

Bei uns wird dir garantiert nicht langweilig, denn du:

• Nimmst Eventanfragen entgegen und bist der/die erste Ansprechpartner:in für alle Eventthemen
• Managst alle Event-Postfächer in HubSpot und bearbeitest Anfragen sowie Reservierungen sorgfältig und eigenständig
• Erstellst Angebote, Verträge und Rechnungen in HubSpot und begleitest Zahlungsvorgänge inklusive Follow-Up
• Planst, koordinierst und steuerst alle Event-Phasen (intern und extern) – vom Briefing bis zur Nachbereitung
• Leitest wöchentlich unser Function-Sheet-Meeting und sorgst so für Transparenz, Status-Updates und abgestimmte To-Dos, innerhalb im Team
• Übergibst Events zuverlässig an Hotelteams vor Ort und springst operativ ein, wenn’s gebraucht wird
• Arbeitest cross-funktional und kommunizierst klar & herzlich mit Gästen, Sales, Hotel-, Finance-Teams und externen Partnern

Wir haben schon auf dich gewartet, denn du: 

• Hast eine abgeschlossene Berufsausbildung im Event-, Hotel- oder Veranstaltungsbereich
• Konntest bereits erste praktische Erfahrungen im Event- oder Projektmanagement sammeln – idealerweise in der Hotellerie
• Arbeitest strukturiert, eigenverantwortlich und zuverlässig, mit einem ordentlichen Organisationstalent
• Bringst Freude an proaktiver, verbindlicher Kommunikation mit Gästen, Kolleg:innen und externen Partnern mit
• Denkst hands-on, packst aktiv mit an und behältst auch in hektischen Phasen den Überblick
• Bist sicher im Umgang mit MS Office und bringst idealerweise schon HubSpot‑Erfahrung mit - das wäre jedoch ein nice to have ;)
• Kannst sowohl Deutsch als auch Englisch im täglichen Arbeiten einsetzen

What's in for you? So grooven wir:

Ruby, Ruby, Ruby

• Dein Style, dein Lachen, deine Ideen – Bring your personality to work. Vielleicht mit einem neuen Tattoo, Piercing oder einer neuen Haarfarbe?
• Wir connecten am liebsten per du - dürfen wir vorstellen: Michael, Gründer von Ruby
• Better together – bei der Arbeit, bei Team Events oder einfach nur, weil Montag ist 😉

'Cause I'm having a good time

• Even work is better at the beach – mit deiner Workation bei Ruby
• Keine Ausreden mehr – wir unterstützen dein Sportprogramm
• LEGEN...wait for it...DARY Staff Rates - für dich und deinen Travel Buddy

Money, Money, Money

• Sharing is caring – mit unserem Opening-Bonus, wächst mit Ruby auch dein Konto
• Egal, wie du zur Arbeit kommst – einen Mobility-Zuschuss gibt's on top
• Take it to the next level – sichere dir extra Cash durch Talent Scouting und halbjährliche Sonderzahlungen

Ain't no mountain high enough

• Level up your game – mit Trainings, Coaching und Mentoring hast du die Chance genauso über dich hinauszuwachsen, wie auch Ruby wächst
• Innovation ist Teil unserer DNA – Lean Luxury, paperless, cashless, … you name it
  
  

Where have you been so long?

Daily business? Nicht mit uns. Egal, ob du einen Blick fürs Detail hast oder mit deiner kreativen und innovativen Art neue Wege gehen willst, ob du technikaffin bist oder doch eher Zahlen deine Leidenschaft sind  - bei Ruby findest sicherlich auch du bald deinen Platz. Wir suchen ständig außergewöhnliche Charaktere und leidenschaftliche Team Player.

Statt auf perfekte Lebensläufe setzen wir viel mehr Wert auf tolle Persönlichkeiten, die uns dabei helfen, Hotels und Workspaces mit Herz und Seele zu gestalten. Was auch immer deine Leidenschaft ist: Komm zu uns und schreibe deine eigene Geschichte mit Ruby.

Diversity, Equity & Inclusion

Wir glauben daran, dass...
...du lieben kannst, wen du willst
...du selbst entscheiden solltest, ob und mit welchen Pronomen du angesprochen werden möchtest
...du stolz auf deine Herkunft und Kultur sein kannst
...du dich nicht für deine Religion oder Weltanschauung rechtfertigen musst
...du gut bist, genauso wie du bist und unser Team und Rubys Vielfältigkeit einzigartig machst

Damit können wir gar nicht: Ismen
Rassismus, Sexismus, Heterosexismus, Antisemitismus und alle weiteren derartigen Ismen, werden bei uns nicht toleriert.