Kündigungsschreiben • Vorlage & Musterformulierungen · [mit Video]

Inhaltsübersicht

Kündigungsschreiben: Vorlage zum Kopieren

Bei einem Kündigungsschreiben ist es wichtig, dass du es fehlerfrei verfasst und einreichst. Hier kannst du die Vorlage direkt aus Word herunterladen und ausfüllen:

Kündigungsschreiben Muster

Das Bild zeigt die formatierte Vorlage eines Kündigungsschreibens. Als Absender ist Max Mustermann, Musterstraße 38, 07384 Musterstadt angegeben. Der Empfänger ist Musterunternehmen, Frau Gisela Müller, Musterstraße 15, 89321 Musterstadt. Ort und Datum ist: Musterstadt, 1. April 2025. Der Titel lautet: Kündigung meines Arbeitsvertrages. Der Inhalt ist: Sehr geehrte [Frau Müller], hiermit kündige ich das mit Ihnen bestehende Arbeitsverhältnis als [Jobbezeichnung] vom [Vertragsbeginn Datum] fristgerecht zum [Datum]. Ich bedanke mich für die jahrelange Zusammenarbeit und die Erfahrungen, die ich in Ihrem Unternehmen sammeln durfte. Bitte bestätigen Sie mir den Erhalt dieses Schreibens und das Ende des Arbeitsverhältnisses schriftlich. Ich bitte Sie, mir ein qualifiziertes berufsförderndes Arbeitszeugnis auszustellen. Mit freundlichen Grüßen Max Mustermann. Nach freundlichen Grüßen und vor Max Mustermann ist Platz für eine handschriftliche Unterschrift. — Vorlage für dein Kündigungsschreiben

Kündigungsschreiben: Formale Anforderungen

Ein wirksames Kündigungsschreiben braucht bestimmte Pflichtangaben. Fehlt eine davon, kann die Kündigung unwirksam sein.

Absender:
Dein vollständiger Name und deine Adresse, optional auch deine E-Mail oder Telefonnummer
Empfänger:
Name und Adresse des Unternehmens
Ort und Datum:
Das aktuelle Datum und der Ort am Tag der Ausstellung
Betreff:
„Kündigung Arbeitsverhältnis“
Kündigungstext:
Ein klarer Satz im ersten Absatz, der die Kündigung eindeutig ausspricht: „Hiermit kündige ich mein Arbeitsverhältnis ordentlich und fristgerecht zum nächstmöglichen Zeitpunkt.“
Kennst du dein genaues Enddatum bereits, kannst du stattdessen ein konkretes Datum einsetzen. Einen Kündigungsgrund musst du nicht nennen.
Bitte um schriftliche Bestätigung:
Frage nach einer schriftlichen Bestätigung von Erhalt und Beendigungsdatum
Bitte um Arbeitszeugnis:
Bitte um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis
Unterschrift:
Deine eigenhändige Originalunterschrift

Wichtig: Eine Kündigung muss laut § 623 BGB schriftlich erfolgen. Du kannst deine Kündigung also nicht per E-Mail verschicken oder mündlich aussprechen.

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Kündigung: Zustellung, Adressat, Zugang

Dein Kündigungsschreiben ist erst dann wirksam, wenn es beim Arbeitgeber angekommen ist.

Für die Zustellung gibt es zwei sichere Wege:

Persönliche Übergabe: Du übergibst das Original direkt an die zuständige Person und lässt dir den Empfang schriftlich bestätigen. Am besten bringst du eine Kopie mit, auf der der Empfänger Datum und Unterschrift hinterlässt.
Einwurf-Einschreiben: Du gibst den Brief bei der Post auf und erhältst einen Einlieferungsbeleg. Dieser dokumentiert, dass der Brief in den Briefkasten des Empfängers eingeworfen wurde.

Wichtig ist außerdem, an wen du die Kündigung adressierst. In größeren Unternehmen ist das die Personalabteilung. In kleinen Unternehmen richtest du sie direkt an die Geschäftsführung. Der Betriebsrat ist keine empfangsberechtigte Stelle für deine Kündigung. Eine Übergabe dort zählt rechtlich nicht.

Damit die Kündigung fristgerecht zugeht, plane ausreichend Puffer ein. Gib den Brief nicht erst am letzten Tag vor Fristende auf. Prüfe außerdem, ob die Adresse auf dem Umschlag mit der offiziellen Unternehmensadresse übereinstimmt. Hebe den Einlieferungsbeleg und eine Kopie deines Schreibens gut auf. So bist du im Zweifelsfall auf der sicheren Seite.

Kündigungsfrist prüfen und Enddatum berechnen

Bevor du das Beendigungsdatum in dein Kündigungsschreiben einträgst, musst du wissen, welche Kündigungsfrist für dich gilt. Diese Frist bestimmst du in drei Schritten.

Schritt 1: Arbeitsvertrag prüfen
Schau zuerst in deinen Arbeitsvertrag. Dort steht meist ein eigener Abschnitt zur Kündigung. Typische Formulierungen sind zum Beispiel „vier Wochen zum Monatsende“ oder „sechs Wochen zum Quartalsende“. Diese vertraglich vereinbarte Frist gilt dann für dich.

Schritt 2: Tarifvertrag prüfen
Gilt in deinem Unternehmen ein Tarifvertrag, kann dort eine andere Frist stehen. In manchen Branchen weicht die tarifliche Regelung von dem ab, was im Arbeitsvertrag steht. Dein Vertrag enthält in der Regel einen Hinweis darauf, ob ein Tarifvertrag angewendet wird.

Schritt 3: Gesetzliche Grundregel anwenden
Enthält weder dein Arbeitsvertrag noch ein Tarifvertrag eine klare Regelung, gilt die gesetzliche Kündigungsfrist nach § 622 BGB. Sie beträgt vier Wochen. Das Arbeitsverhältnis endet dann zum 15. oder zum letzten Tag des Monats. In der Probezeit gilt eine kürzere Frist von zwei Wochen. Diese zwei Wochen laufen ohne feste Stichtage — das Enddatum ist also genau 14 Tage nach Zugang.

So läuft die Frist ab
Die Frist beginnt am Tag nach dem Zugang deiner Kündigung beim Arbeitgeber. Der Zugangstag selbst zählt nicht mit. Fällt das errechnete Enddatum auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, verschiebt es sich auf den nächsten Werktag.

Bist du dir bei der Frist unsicher, nutze diese Formulierung in deinem Kündigungsschreiben: „…zum nächstmöglichen Zeitpunkt unter Einhaltung der vertraglichen Kündigungsfrist.“ Dann legst du das Enddatum nicht selbst fest und machst damit keinen Fehler.

Enddatum der Kündigung: Beispiele

Zwei konkrete Rechnungen zeigen, wie du das Beendigungsdatum richtig bestimmst.

Beispiel 1: Gesetzliche Frist außerhalb der Probezeit
Deine Kündigung geht dem Arbeitgeber am 2. Mai zu.

Fristbeginn: 3. Mai (Tag nach Zugang)
Vier Wochen ab dem 3. Mai enden am 30. Mai.
Der 30. Mai liegt nach dem 15. Mai, aber vor dem 31. Mai.
Das nächste Stichtagsdatum nach dem 30. Mai ist der 31. Mai.
Beendigungsdatum: 31. Mai

Beispiel 2: Probezeit mit zwei Wochen Frist
Deine Kündigung geht dem Arbeitgeber am 3. März zu.

Fristbeginn: 4. März (Tag nach Zugang)
Zwei Wochen ab dem 4. März enden am 17. März.
Beendigungsdatum: 17. März

Fristlose Eigenkündigung: Kurz erklärt

Im Normalfall kündigst du ordentlich mit Frist. Eine fristlose Kündigung ist nur bei einem wichtigen Grund zulässig und rechtlich riskant. Hole dir vorher unbedingt fachkundigen Rat, zum Beispiel bei einem Anwalt oder der Arbeitnehmerberatung.

Kündigungsgespräch: Professionell kommunizieren

Das Kündigungsschreiben ist fertig. Bevor du es einreichst, solltest du deine Führungskraft kurz um ein Vier-Augen-Gespräch bitten, ohne den Grund vorher zu nennen. Wähle dafür einen ruhigen Moment.

Im Gespräch selbst gilt:

Entschluss kommunizieren: Sag direkt, dass du kündigst. Formuliere es als fertigen Entschluss, nicht als Diskussionsangebot.
Wertschätzung zeigen: Bedanke dich kurz für die Zusammenarbeit. Das kostet nichts und hinterlässt einen guten Eindruck.
Keine Vorwürfe machen: Auch wenn Frust der Auslöser war, bleib sachlich und neutral. Kritik gehört nicht in dieses Gespräch.
Übergabe anbieten: Signalisiere, dass du bereit bist, deine Aufgaben sauber zu übergeben. Das zeigt Professionalität.

Manchmal folgt ein Gegenangebot. Dein Unternehmen bietet dir mehr Gehalt oder eine andere Stelle an. Entscheide vorab, ob du daran grundsätzlich interessiert bist. Falls nicht, lehne ruhig und höflich ab. Falls du dir unsicher bist, bitte um kurze Bedenkzeit, ohne dich sofort festzulegen.

Austritt nach Kündigung: To-dos

Mit dem Gespräch und der eingereichten Kündigung ist der formale Teil erledigt. Bis zu deinem letzten Arbeitstag gibt es aber noch einige organisatorische Dinge, die du aktiv angehen solltest.

Resturlaub klären: Du kannst entweder die verbleibenden Urlaubstage noch während der Kündigungsfrist nehmen oder du vereinbarst eine Abgeltung — also, dass dir der Urlaub am Ende ausgezahlt wird.
Überstunden überprüfen: Auch Überstunden lassen sich entweder abbauen oder auszahlen.
Firmeneigentum zurückgeben: Gib alle Gegenstände zurück, die dem Unternehmen gehören. Dazu zählen zum Beispiel Laptop, Handy, Schlüssel und Ausweise. Lass dir die Rückgabe schriftlich bestätigen.
Abrechnung prüfen: Schau dir deine letzte Gehaltsabrechnung genau an. Prüfe, ob Gehalt, Boni, Provisionen und Spesen vollständig und korrekt abgerechnet wurden.

Dazu gehört auch, deine Kollegen zu informieren — allerdings erst, nachdem die Kündigung offiziell bestätigt wurde. So vermeidest du Gerüchte und arbeitsrechtliche Probleme.

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Du hast deine Kündigung eingereicht, doch wie begründest du deinen Jobwechsel im Kündigungsgespräch oder später Arbeitgebern gegenüber richtig? Hier erfährst du, welche Gründe überzeugend wirken und welche du lieber vermeidest.

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